رسائل ستغير حياتك. الجزء الاول : العدو

في الرسائل القادمة سأعرض لك نصائح ستغير حياتك المهنية. هذه ليست مبالغة. ستحدث لك قفزات في الانتاجية. سواء في حياتك المهنية او في أعمالك و أنشطتك التي تحلم بأن تقوم بها. لن تندم على قراءة هذه الرسائل. كل ما سأذكره لك أطبقه وأنا تجربة حية لفوائده. فقد قفزت كفائتي و فعاليتي وعملت خلال السنة الماضية في اسابيع ما أحلم بانجازه لسنوات. في بعض الفترات السابقة تكاسلت عن هذه الوصايا فأنهار أدائي. ثم عدت اليها بكل قوة مره أخرى. و مصادر هذه النصائح مختلفة. فهي متشكلة من أمور مختلفه قرأتها، قيلت لي، أو فكرت فيها و أستنتجتها.

 

لنبداء الأن مع الاولى. العدو. وأعني هنا انه العدو الذي يضعف من أدائك أكثر من غيره. يضيع لك ساعات وساعات. يشغلك، يشتتك، و يخرجك من جو الأمور التي يجب أن تفعلها لأمور أقل أهمية أو حتى غير مهمة.

 

لا، هو ليس حسان من قسم المشتريات الذي كل ما يراك يريد ان يحلل معك مباريات الاسبوع الماضي كلها. لا، وليس مديرك الذي كلما يراك أمرك أن تترك مافي يدك و طلبك في اجتماع. لا، ولا تناول الغذاء الثقيل الذي يحول الساعات من 1 الى 5 لساعات ضبابية أنت فيها ذهنيا موجود و غير موجود.

 

إنه عدو أشد فتكا من كل هؤلاء. هو ابن bill gates البار. outlook!

 

ماهو outlook؟ هو برنامج e-mail فيه ايضا مزايا أجندة و task manager. هدف هذا البرنامج في المقام الاول هو ان يقوم مقام عم عبدو المراسل ومنظمات البريد العالمية. فيمكن مستخدميه من تبادل الرسائل و الوثائق. و كما انه يستخدم لتنسيق المواعيد والاجتماعات و المهام.

 

لكن ليس هذا ما يفعله أغلب الناس بoutlook او الايميل عموما. غالبا انت تعيش على الoutlook في العمل.

 

اذا كنت موظفا فيومك هو قد يشبه الوصف الاتي:

 

تصل المكتب 8:20 فتصبح على الجميع و تحضر كوب القهوة. ثم تفتح الايميل وتجلس عليه تقراء و ترسل الى الساعة9. عندها يحين موعد الاجتماع اليومي المنتهي في 9:30. تعود للمكتب ثم ترى اذا جاء اي شئ على الايميل خلال ما أنت في الاجتماع. تتفاعل معه ثم تبدا العمل على تقرير مطلوب منك. وأنت تعمل على التقرير يصدر كل قليل صوت التنبيه الذي يدل على و صول رسالة. تراجعها سريعا وترد عليها ان تطلب الامر ذلك. ثم تعود للتقرير. يصل بك الامر لصلاة الظهر وساعة الغداء. تعود من الغداء فتراجع الايميل سريعا قبل اجتماع 2:30 الذي ينتهي باذان العصر. ثم بعد الصلاة تعود للمكتب لترسل بالايميل التقرير الذي حضرته و تراجع باقي الايميلات. ثم تختم اخر 30 الى 45 دقيقة في مراجعة ايميلاتك الخاصة, facebook , والمواقع الاخرى التي تحب. تخرج من المكتب 5:10

 

ممكن اسالك سؤال؟ متى اذن تشتغل شغلك الحقيقي؟ فمتابعة الايميل و حضور الاجتماعات ليس شغل. بل هو انشغال.

 

ان outlook و الايميل عموما يتسببان لك بمصيبتين كل واحده فيهم اكبر من الثانية:

الاولى انه يضيع وقتك. تعرف لماذا تصرف وقتا طويلا على الايميل. لا، ليس لانه مهم. كل شئ أصبح مهم هذه الايام. وهذا هو الوهم الذي يخدعك به هذا العدو الخبيث. إننا نستخدم الايميل كثيرا في العمل لان الانسان بفطرته يبحث دائما عن الأمور التي فيها جانب إجتماعي و تفاعلي مع الاخرين. شعبية ال coffee shop من دون كل المحلات مثلا مستمدة من جانبها الاجتماعي. شعبية facebook من دون كل المواقع مستمدة من جانبه الاجتماعي. و كذلك outlook فمن بين ابناء قبيلة ال MS Office هو المنتج الاجتماعي فيهم.

 

و الثانية هي انه يغتصب يومك و يخرب خططك. تدخل المكتب بخطة معينة لأمور تريد ان تفعلها فتجد بلاوي في الinbox. بتفاعلك معها تتشتت عن ماكنت تريد فعله و يخرب اليوم عليك.

 

اليك النصائح. اذا اقتنعت بها طبقها حرفيا. و اذا لم تقتنع بها طبقها حرفيا لمدة ثلاثة ايام ثم قيم النتائج. أما إذا اعتقدت انها كلام فاضي فجربها ليوم واحد فقط:

 

1. إذا لن تتبع سوى نصيحة واحدة فاتبع هذه; لا تلمس الايميل قبل منتصف الدوام. انشالله لو كنت تشتغل رئيس كوكب الارض و الكواكب المجاورة. إياك حتى ان تفتحه او تنظر اليه حتى تصير الساعة 11 او 12. عندها فقط إفتحه و اعمل عليه نصف ساعة ثم اتركه. إياك ان تلمسه مرة  اخرى الى قبل نهاية الدوام بساعة فقط. مهما كنت تعتقد ان وظيفتك حساسة و لا يمكن ان تغيب بهذا القدر عن الايميل فقد تكون مخدوع.

2. إذا كنت مفعل الخدمة التي تعطيك صوتا تنبيهيا كلما جائتك رسالة فعطلها.

3. لا تكتب في الايميل اكثر من سطرين لو كان الخط مقاس12. استخدم مبداء (كلمة و رد غطاها). اذا احتجت اكثر من سطرين فاكتب ما تريد في word or excel و ارفقه.

4. من أسواء الامور في الايميل عندما يتحول لمباراة تنس. الرسائل رايحة و جيه. اقطع هذا الامر المستنزف للوقت و المشتت بان ترسل رسائل تحتمل كل الاجابات وتوجه للفعل

" الاخ محمد

بعد التحية, ارجوا تزويدنا بأخر تقرير إنتاج لإدارتكم عن شهر 8. في حالة عدم جاهزيته فارجوا تزويدنا بالارقام المتوقعة بحسب أخر الاستطلاعات. وفي هذه الحالة نرجو تزويدنا بنسخة عن التقرير النهائي فور جاهزيته. اما اذا تعدى هذا التاريخ 20\10 نرجوا اعلامنا في ردكم بذلك حتى نؤخر تاريخ إصدار تقريرنا"

 

5. لا تستخدم الإيميل للنقاش و الجدال و الشرح. اذا إحتجت لفعل اى من هذه الامور فقم بذلك عبر الهاتف او الاجتماعات. و الافضل منهم هو الخطابات. إستخدم الايميل فقط لإستلام و تسليم الوثائق و الرسائل القصيرة كأخذ المواعيد و تأكيد الطلبات.

6. عموما، قاوم ان ترد على الايميل فور وصوله لك. تعمد ان تجدول ردودك بفترات زمنية منطقية (نصف يوم او يوم). فلو وصلك إيميل 8:30 لا ترد علية 8:45. إلتزم بان تتعامل معه في الوقت المحدد. عود من حولك على هذا الامر.

7. كفترة علاجية. توقف عن استخدام outlook و استخدم الweb based e mail. فهو أقل سهولة و جاذبية في التعامل مما سيكرهك في الايميل.